Bestuurslid - Secretaris en Arbitrage

Onderdeel van

Bestuur

Naam

Ingeborg Audier

E-mailadres

Functie omschrijving

Doel van de functie
Het doel van de functie secretaris van de vereniging is ervoor zorg te dragen dat de vereniging, het bestuur en de ledenvergadering in administratieve en secretariële zin goed functioneert.

Plaats
De secretaris maakt deel uit van en rapporteert aan het verenigingsbestuur. Voor de realisatie van de doelstelling en de uitvoering van de daarmee verbonden taken kan de secretaris zich laten bijstaan door een secretariaatsmedewerk(st)er.

Domein
Het aandachtsgebied van de secretaris omvat alle correspondentie naar en van de vereniging, de ledenadministratie, het verenigingssecretariaat (niet het wedstrijdsecretariaat) en de organisatie en verslaglegging van de bestuurs- en de algemene ledenvergaderingen.

Verantwoordelijkheden
De secretaris is verantwoordelijk voor:
• het goed functioneren van het verenigingssecretariaat
• volledige en actuele ledenadministratie
• de secretariële voorbereiding, ondersteuning en verslaglegging van bestuurs- en algemene ledenvergaderingen
• adequate en tijdige behandeling van ingekomen post

Taken
• Werving, aanstelling en aansturing van een secretariaatsmedewerk(st)er
De secretariële taken kunnen – onder verantwoordelijkheid van de secretaris - worden gedelegeerd aan een secretariaatsmedewerk(st)er
• Voeren van de correspondentie van de vereniging (registreren, ontvangen, verspreiden, bewaken en beantwoorden), met uitzondering van die, welke betrekking heeft op de wedstrijden.
• Verzorgen van de planning van bestuurs- en algemene ledenvergaderingen
• Verzorgen van de agenda en de uitnodigingen voor de vergaderingen
• Vervaardigen van notulen van de bestuurs- en ledenvergaderingen.
• Zorgdragen voor de juiste uitvoering van de besluiten van de algemene ledenvergaderingen en van de bestuursvergaderingen; terzake rappelleren
• Verwerken van nieuwe opgaven, mutaties en opzeggingen van leden, bijhouden van de ledenadministratie
• Tijdig kennis geven van de vergaderingen aan de betrokken personen;
• Ter (leden)vergadering aanbieden aan de aanwezigen ter tekening van de presentielijst, waarop duidelijk vermeld staat, waar de stemrecht hebbende leden dienen te tekenen.
• Bewaren en bijhouden van het archief.
• Doen van opgaven aan de penningmeester van de tot de vereniging toegetreden en bedankt hebbende leden, alsmede van de namen van degene(n), aan wie door het bestuur boetes zijn opgelegd.
• Schriftelijk kennisgeven aan kandidaatleden van hun niet toelating als lid van de vereniging.